讓下屬產生當事人意識，工作效率更提升！

大家一起維持辦公室的整潔！我曾經在開早會時這麼說過。說完之後，儘管大家都理解意思，卻沒有任何人主動打掃過。

明明已經理解話中的意思，卻不採取行動，原因在於大家都認為那不是我的工作。

於是，我做了一個實驗。

我寫了E-mail給某人，要求他製作會議資料，他立刻製作完成。

接著，我讓幾名員工每兩人一組，然後把相同內容的E-mail寄給這幾組員工。寄出E-mail後，某組員工在經過討論後製作出資料，但其他組員工遲遲沒有著手處理。

我想表達的意思是，如果向多數人提出請求，大家不會有我必須採取行動的心態。人數愈多，這種傾向就會愈嚴重，因為大家的當事人意識會變得淡薄。

要怎麼做才能讓員工持有當事人意識，進而採取行動呢？此時若做出專案化的判斷，會是一個有效的方法。

我以前工作的超市也是這樣，每次布告欄貼出零庫存活動等告示時，明明所有人都理解其必要性及目的，卻會有種事不關己的態度。所以，光是把內容傳達出去，稱不上是專案，不應該只是發號施令，而是應該要讓員工清楚知道這是誰的工作。

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執行專案時必須將目的明確化、制訂出期限，並分配職務以達成目標。不同於一般業務，執行專案時，有時會跨部門來挑選成員。

如果從判斷力的角度來看，我認為專案化可以得到三大好處。第一個好處是：員工會依自我意識來採取行動；第二個好處是：部門之間會有良好的溝通；第三個好處是：員工對於原本不是自己負責的工作，也會開始有當事人意識。

不過，千萬不能忘記一點：不要以為既然已經專案化，當事人就一定會持續採取行動。重要的是，你本身也必須持續地參與其中，透過聽取部屬的報告，或是促使PDCA保持循環等動作來持續支援部屬。

本文節錄自：《判斷的基本：明確丶適時丶精準丶長遠，高績效工作的70個原則》一書，鳥原隆志著，林冠汾譯，日出出版。